¿How can you make an audit plan for an external audit?

Por: Sandra Patricia Roldan

AUDIT PLAN
IDENTIFICATION
Date of Preparation: May 8, 2011
Audit process: Production process and finished product shipments.
Scope of Audit: The audit will take place the month of May, 18, ​​19 and 20, with a total duration of the audit of 24 hours (three days), in the production plant and warehouse of shipments of the company.
Objective: Evaluate the effectiveness of the management system to achieve the objectives set regarding the process of production and delivery of finished product, based on ISO 9001:2008 as a criterion of the audit.
Audit Criteria: ISO 9001:2008.
Name of Lead Auditor: Faustino Asprilla
Name of Auditors Audit Team: Giovanni Hernández
Reference Documents: Procedure: Control of Document Control of Records Audits Nonconforming Process Corrective Actions Preventive Actions Records: Audit Report
AGENDA
ACTIVITY	DATE	START TIME	END TIME	AUDITORS (responsible)	PLACE
OPENING SESSION	May 18	8:00 am	9:30 am	Faustino Asprilla- Giovanni Hernández	Boardroom
BREAKFAST (one hour and 1/2)
Interview with Mr. Ted Lawson, head of planning, programming and monitoring of production capacity.	May 18	10:00 am	12:00 am	Giovanni Hernández	Production Support Office
Interview with Mr. John Milk, responsible for monitoring the export orders and quality assurance in the production process.	May 18	12:10 am	2:10 pm	Giovanni Hernández	Production Support Office
LUNCH (two hours)
Interview with Ms. Donna Jonova, responsible for picking orders and loading of export containers.	May 18	4:00 pm	6:00 pm	Giovanni Hernández	Warehouse Support Office
BREAKFAST May 19 (one hour and 1/2)
Examination of records of Planning, programming and monitoring of production capacity.	May 19	9:00 am	12:00 m	Giovanni Hernández	Production Support Office
LUNCH (two hours)
Review of processes non conformity, corrective action, and preventive action.	May 19	1:10 pm	4:10 pm	Giovanni Hernández	Production Support Office
BREAKFAST May 20 (one hour and 1/2)
Review of records of Picking load capacity and export containers.	May 20	9:00 am	12:00 pm	Giovanni Hernández	Warehouse Support Office
LUNCH (two hours)
CLOSING MEETING	May 20	1:00 pm	3:00 pm	Faustino Asprilla- Giovanni Hernández	Boardroom
LOGISTICS
Wear comfortable, casual: jeans and polo shirt, given that the FWF company will deliver the day audit coveralls, helmets, goggles, gloves and boots Industrial is for auditors. Agenda of the itinerary of flights from Medellin, Colombia to Portland, USA: Departure: 17 May 07:10 Arrival: 18 May 20:42 Flight:  Copa Airlines CM642, Copa Airlines CM1931, Copa Airlines CM2453 Departure: Airport Medellin (MDE), Medellín, Colombia Arrival: Airport Portland (PDX), Oregon, U.S. 2 Connection (s) Class: Tourist, Duration: 16hr 32min Audit Language: English
AUTHORITY
FIRM LEAD AUDITOR: Faustino Asprilla
FIRM AUDITED: Ted Lawson John Milk Donna Jonova
DATE OF APPROVAL: May 20, 2011

Bibliografia:

Documentos:
Norma ISO 19011, Capítulo 6.4.1,
Preparación del plan de auditoría.
Sesiones: 14 y 15.

¿Cómo elaborar un plan de auditoria?

Por: Sandra Patricia Roldan

COMO ELABORAR UN PLAN DE AUDITORIA

PASOS: 1.  Realizar la Identificación de la Auditoria (contiene 8 elementos): 1.1    Definir fecha de elaboración: debe ser 10 días antes de la auditoria. 1.2    Nombrar el Proceso a Auditar: 1.3   Definir Alcance de la Auditoria: Este se basa en  la ubicación, proceso y duración de la auditoria. 1.4   Definir Objetivos de la auditoria: Este debe ser alcanzable, coherentes con los objetivos del PA y basado en los parámetros de la Norma 19011. 1.5   Definir Criterios de la Auditoria: Estos son la base para realizar la auditoria, según lo que aplica a la empresa (normas, políticas y leyes). 1.6   Registrar Nombre del Auditor Líder: Este lo designa el Gestor del PA. 1.7   Registrar Nombre de Auditor o Auditores de Equipo Auditor: Quienes realizaran las actividades de la Auditoria. 1.8   Registrar Documentos de referencia: Documentos solicitados en el contacto inicial, de aplicación en la empresa.   2.  Realizar la Agenda: (contiene 6     elementos):   Esta debe ser flexible, adaptable al cambio según las circunstancias que acompañen la auditoria. 2.1 Definir las Actividades: Las actividades se basan en las técnicas de auditoria.    2.2 Especificar Fecha de realización    por cada actividad: Dentro de lo establecido en el   alcance. 2.3   Definir hora de inicio de cada actividad: 2.4   definir hora de finalización de cada actividad:   2.5   Registrar Auditores: Estos serán los auditores responsables por cada actividad.       2.6   Registrar el lugar: Donde se realizara cada actividad    3. Describir la Logística: En esta se describen: Equipos de seguridad, transporte, tiquetes, equipo, idioma de la auditoria. 4. Definir Autoridad: En esta registraran las firmas    respectivas y fecha de aprobación.

EJEMPLOS: 20 de Diciembre de 2011 Proceso de Empaque La auditoria se realizara los días 3 y 4de Enero de 2011, con un total de 18 horas en los dos días y se realizara en la planta principal de producción en la sección de empaque. Identificar la conformidad y cumplimiento de requisitos del proceso de empaque, basado en la norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y RSE. ISO 9001:2008 - ISO 14001:2004 - RSE Sandra Patricia Roldan Paula Andrea Jiménez Lucas López Juana Nanclares *Informe de producto no conforme *Informe de acciones correctivas *Informe de acciones preventivas *Informe de la auditoria *Control de documentos *Control de registros o       Reunión de apertura. o       Entrevista a Fabián López, encargado del proceso de diseño de empaque. o       Revisión de planillas de productos empacados (producto conforme). o       Muestreo a productos empacados. o       Reunión de apertura: 3 de Enero   o      Reunión de apertura: 8:00 a.m.   o       Reunión de apertura: 9:00 a.m. Actividad: Entrevista a Fabián López, encargado del proceso de diseño de empaque. Auditor (responsable): Paula Andrea Jiménez Actividad: Reunión de apertura Lugar:  Sala de Juntas Logística: Llevar ropa cómoda, jeans y camiseta, la empresa suministrara, cascos, botas de caucho y gafas de seguridad para los auditores. El idioma de la auditoria será español. Firma del Auditor Líder: Sandra Patricia Roldan Firma del Auditado: Fabián López Fecha de Aprobación: Enero 4 de 2011.

Bibliografia:

Capítulo 6.4.1,

Preparación del plan de auditoría.

Sesiones: 14 y 15.

Norma ISO 19011,

¿CÓMO ELABORAR UN PLAN DE AUDITORIA?

POR: SHIRLEY ANDREA JARAMILLO GÓMEZ.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE AUDITORIA
Fecha:8 Octubre de 2011
(El plan de auditorías se divide en cuatro aspectos: identificación, agenda, logística y autoridad). Para la identificación:
Nombre	descripción					Ejemplo
Fecha de elaboración.	1. PASO: Se registra la fecha de elaboración del plan de auditorías. (el plan de auditorías se realiza 8 días antes de la ejecución de las mismas)					2 de Septiembre de 2011
Clase de auditoría.	2. PASO: Se identifica que clase de auditoría es (primera, segunda parte)					Auditoria de : Primera parte:_ Segunda parte:_
Proceso	3. PASO: Se registra el proceso que  va a ser auditado.					Proceso de………….. Compras, producción (según sean los procesos de la empresa)
Auditor líder	4. PASO: Se diligencia el nombre completo del auditor líder encargado.					Jorge Emilio García Sánchez.
Líder de equipo auditor	5. PASO: Se registra el nombre completo del auditor líder de equipo auditor elegido o elegidos por el auditor líder para la realización  la auditoria.					Jimena Cardona Naranjo.
Objetivos de la auditoria.	6. PASO: Se determinan los objetivos de la auditoria los cuales definen lo que se quiere lograr.					Determinar la conformidad del sistema de gestión con respecto a la norma ISO 9001:2008 en el proceso de…………..(proceso que se va a auditar)
Alcance de la auditoria.	7. PASO: Se registra el proceso y/o actividades a auditar, responsables del proceso, lugar donde se realizara la auditoria, duración y las fechas en que se realizaran las actividades de la auditoria.					Los días 1, 2, 3 de octubre se llevara a cabo la auditoria del proceso de ventas en el área de bodega para evaluar conformidad del producto terminado, con una duración total de la auditoria de 20 horas.
Criterios de la auditoria.	8. PASO: Se plantean los criterios de auditoría que son la referencia a la cual se determina la conformidad.					NORMA ISO 9001:2008.
Documentos de referencia	9. PASO: Se registran los documentos que el auditado facilito al líder del equipo auditor para la revisión transversal.					Documentos, registros y procedimientos del sistema de gestión, aplicables a dicho proceso
Para la agenda:
Actividades de la auditoria.		10. PASO: Se diligencian cada una de las actividades que se realizaran en la auditoria, seguidamente la fecha, los horarios (hora de inicio, hora final) los auditores que realizan dicha actividad y el lugar donde se realiza.					Reunión de apertura de la auditoria, hora de inicio 11 y 20, hora final 14 y 45, fecha: Septiembre 14 auditores: Jimena Cardona Naranjo en el área de bodega.
Para la logística:
Logística			11.  PASO: Se fijan elementos como seguridad, transporte, idioma, equipos de medición (todo lo necesario para llevar a cabo la auditoria).		Para la ejecución de las actividades el auditor deberá tener delantal, guantes y botas.
Para la autoridad:
Autoridad				12. PASO: Se registran la firma del auditor líder, auditado y la fecha de aprobación ( la fecha de aprobación debe ser dos días antes de la auditoria)	Firma auditor líder: Firma del auditado: Fecha de aprobación:
NOTA: Se debe diseñar un formato sencillo para registrar las 4 etapas del plan de auditorías cada una debidamente separada y bien diligenciada de acuerdo al procedimiento anterior.

REFERENCIAS: NORMA ISO 19011CAPITULO 6.4.1,sesiones 14 y 15.

¿How can you make an audit plan for an external audit?

ELABORADO POR: DAVID SANTIAGO RAMIREZ JARAMILLO

Elaborado basado en la norma ISO 19011, Capitulo 6.4.1, Preparacion del plan de auditoria
Sesiones: 14 y 15
Caso de estudio LMA. pdf

¿Cómo elaborar un plan de auditoria?

ELABORADO POR: David Santiago Ramirez Jaramillo

INSTRUCTIVO

 

CON BASE EN LA NORMA ISO 19011, CAPITULO 6.4.1
PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORIA
SESIONES: 14 y 15