¿Como realizar una reunión de apertura?

Por: Sandra Patricia Roldan

 

¿Como realizar una reunión de apertura? Para la realización de la auditoria debemos tener: Lista de chequeo Hoja de hallazgos evidencias Plan de auditoria Estos también serán los documentos (herramientas) para la realización de la reunión de apertura. Pasos para la realización de la reunión de apertura: (Estos estarán a cargo del Auditor líder). Presentación de los participantes y sus responsabilidades. Ejemplo: Buenos días, hoy nos encontramos en la sala de juntas de la empresa Chocolatín S.A., donde realizaremos la reunión de apertura para la auditoria que iniciara el día 1 de noviembre de 2011 al proceso de producción. Nos acompañaran: Paula Andrea Jiménez y Carlos López quienes componen el equipo auditor, ellos serán los encargados  de la validación y verificación las listas de chequeo, aplicaran las técnicas de auditoria tales como la entrevista, revisión de documentos y muestreo, también registraran los hallazgos y evidencia que se encuentren dentro de la realización las actividades que componen la auditoria. El Ingeniero Andrés Quintero jefe de producción como auditado, quien tendrá la responsabilidad de mostrar las evidencias de lo solicitado y responderá a las preguntas realizadas en la auditoria. Y yo Sandra Patricia Roldan como Auditor Líder realizare el acompañamiento que requiere el desarrollo de la auditoria. Confirmar objetivos, alcance y criterios de la Auditoria. Para este paso tendremos como herramienta El plan de auditoria, de donde se extraerá la información necesaria, como los objetivos, alcance y criterios, para darlos a conocer en esta reunión a todos los que intervienen y que se despejen las dudas que puedan presentarse. Ejemplo: Para esta auditoria tendremos como objetivo: Evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados frente al proceso de Producción del producto terminado, basados en la Norma ISO 9001:2008 como criterio de la auditoria. El alcance para la auditoria será: La auditoria se realizara el mes de noviembre, los días 1,2 y 3, con una duración total de la auditoria de 24 horas (3 días), en la planta de producción de la empresa. El criterio que se manejara para esta auditoria será: La Norma ISO 9001:2008. Explicar y confirmar la agenda de la auditoria. En este paso se dará detalle de cada actividad, horas de realización, lugar y responsable con el fin de informar a las personas que intervienen y así lograr claridad sobre lo que se realizara durante la auditoria. Ejemplo: Se realizara entrevista a Fabián López, encargado del proceso de producción, el día 1 de Noviembre de 2011, iniciara a las 9:00 a.m. y terminara a las 10:00 a.m. Auditor (responsable): Paula Andrea Jiménez, se realizara en la oficina de apoyo de producción. De la anterior manera se debe detallar cada una de las actividades planteadas en la agenda de la auditoria, para luego de conocerse todas las actividades sean confirmadas o despejada cualquier inquietud sobre dicha información. Explicar las técnicas de auditoria. Este punto también le corresponde al auditor Líder darle una explicación clara y despejar dudas, pero también puede delegar esta explicación al auditor equipo auditor quienes serán los que le darán realización a dichas actividades. Ejemplo: A continuación explicaremos las técnicas que serán utilizadas durante la auditoria: Entre ellas están el muestro: selección al azar de una muestra en la producción realizada, donde se revisará detenidamente los requerimientos del producto y exigencias de los clientes, determinando como punto final si el producto cumple con lo especificado. Así mismo se debe dar explicación minuciosa de cada una de las técnicas a utilizar. Explicar los canales de comunicación. En este punto es indispensable dar claridad sobre a través de quien se manejara la información obtenida en la auditoria y quien dará respuesta a las inquietudes que puedan presentarse. Ejemplo: El auditado podrá dirigir sus inquietudes a través del  auditor equipo auditor, nunca directamente al auditor líder, la respuesta al auditado si podrá darse directamente por el auditor líder. En este punto al igual que en los demás, luego de informarse el orden del canal de comunicación que se dará en la auditoria, este deberá ser confirmado con el auditado. Confirmar que los recursos y logística estén disponibles para la auditoria. Los recursos y la logística que se requieren son solicitados por el auditor líder en el plan de auditoria, pero es en este punto donde el auditado confirma que todo este dispuesto para la auditoria. Ejemplo: Buenos días soy el Ingeniero Andrés Quintero jefe de producción, en esta auditoria ocupare el papel de auditado, y les informo que las condiciones, logística y recursos expuestos por el auditor líder están dispuestos de maneara positiva para la realización de la auditoria. Si el auditor líder así lo solicita, entonces el auditado podría dar un informe mas detallado de lo que se solicito para la auditoria en este punto y confirmando a su vez la disponibilidad del mismo. 7. Confirmar las condiciones bajo las cuales la auditoria no podría ser viable. En este punto hablamos de condiciones tales como: Evacuación Incendio Accidente No  asistencia de auditados. Ejemplo: Yo Sandra Patricia Roldan como Auditor Líder doy  confirmación a que la auditoria es viable y no existen condiciones que en el momento impidan su desarrollo.

Bibliagrafia:

Norma ISO 19011,

Capítulo 6.5.1,

Realización de la reunión de apertura.

Sesiones: 17.