Realización Reunión de Cierre de la Auditoria
A cargo del: Auditor líder
Esta compuesta de los siguientes aspectos (son 8):
1. Agradecer a todos los auditados por la cooperación
2. Explicar en que consisten las conclusiones de la auditoria
3. Presentar los aspectos positivos (fortalezas)
4. Exaltar las conformidades del proceso o SG con respecto a los criterios de la auditoria
5. Explicar las observaciones y recomendaciones
6. Describir las NC (m y M) con la evidencia objetiva
7. Tiempo para resolver dudas e inquietudes
8. Confirmar la fecha de entrega del informe de auditoria del proceso.
A continuación se dará explicación a cada uno de los aspectos paso a paso:
- Buenas tardes, el día de hoy 2 de Diciembre comenzaremos esta reunión de dando la gracias a todos los que tomaron parte en esta auditoria por su plena disposición y colaboración activa dentro de todas las actividades realizadas, también por la información que se brindo de forma clara y oportuna permitiendo en su totalidad el cumplimiento de la agenda propuesta.
- A continuación les hablaremos sobre las conclusiones que arrojan la auditoria, como lo son:
Aspectos Positivos: En estos hablaremos de las Fortalezas y Aplicación de técnicas o herramientas exitosas encontradas en la auditoria.
Conformidades: En este punto se evaluó el Cumplimiento de los requisitos de Control de documentos, Control de registros, Control de Producto NO Conforme, Acciones Correctivas y Preventivas.
Recomendaciones y Observaciones: Esta es una opción de presentar algunas oportunidades para tomar acciones preventivas y de mejora en el proceso o sistema de gestión.
NO Conformidades Identifican las NC de acuerdo a la evidencia de la auditoria:
Mayores (NCM) y hacen referencia al Incumplimiento de un criterio de auditoria Menores (NCm) Esta nos muestra una Evidencia incompleta.
- Como aspectos positivos encontramos que la empresa cuenta con unas instalaciones adecuadas donde brinda a sus empleados por medio de ayudas visuales (letreros y señalizaciones) una guía para lograr un mejor desempeño y aprovechamiento de dichos espacios en el desarrollo de sus actividades.
También cuentan con un sistema de intranet por medio del cual los empleados pueden obtener información mas completa sobre la buena utilización de los recursos, buen manejo de los equipos.
- Se presenta conformidad en el Control de Producto NO Conforme, Acciones Correctivas y Preventivas, pero no se encuentra conformidad total con el Control de Registros y tampoco en el Control de documentos.
- Se recomienda frente a la evidencia presentada que corresponde a los registros de mantenimiento y el cual evidencia repetidas fallas en algunas maquinas, que es necesario aplicar mantenimientos preventivos y llevar un cronograma de estos, para así tener un mejor control sobre este factor que puede afectar el proceso en su cumplimientote entrega y en aumento de sus costos.
- Se encontraron como evidencia de NCm la falta de los siguientes registros:
- Dos hojas de vida correspondientes al personal del área de producción.
Y como evidencia de NCM, se encontró que en el departamento de producción se esta dando desarrollo a las actividades basados en un procedimiento desactualizado, ya que la versión vigente no ha sido publicada y debería estarlo según fechas registradas en el Control de Documentos.
- Se brindara a continuación un lapso de tiempo para despejar cualquier duda o inquietud que pueda surgir luego la información suministrada………………………………………………………………………………………………
Luego de haber despejados las dudas se sugiere para el manejo de las no conformidades presentadas antes que: Se debe llevar un mejor manejo del control de registro por medio de planillas de control o revisiones periódicas que eviten algún posible vació con algún registro necesario en nuestro SGC.
Con respecto a la NCM se sugiere un mejor control de los documentos obsoletos y su recolección registrando en planillas a todo el personal que se le recibe la documentación obsoleta y se hace entrega de los documentos vigentes y que quede registro de ello, también se puede hacer buen uso de la intranet que ha sido tan útil para otros aspectos, publicando por este medio las versiones vigentes para que los empleados puedan revisar que la información que manejan esta actualizada y así le permitirán conocer a los empleados la información que les sea necesaria sobre el Sistema de Gestión de Calidad evitando estas posibles fallas.
- Se culmina esta reunión indicando que la fecha de entrega del informe de auditoria será el día 12 de Diciembre.
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Excelente, te felicito, muy buen trabajo!
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