¿CÓMO REALIZAR UNA REUNIÓN DE APERTURA?

POR: SHIRLEY ANDREA JARAMILLO GÓMEZ

INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE APERTURA DE UNA AUDITORIA. El propósito de la reunión de apertura de una auditoria es principalmente confirmar el plan de auditorías, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de la auditoria, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
DESCRIPCIÓN	EJEMPLO
1.   PASO: Se presentan los participantes de la auditoria y descripción de sus funciones.	Augusto Rendón auditor líder de la empresa MERCADOS S.A encargado de auditar el proceso de ventas presenta su equipo auditor conformado por Mariela Zapata y Carlos Roldan encargados de hacer la realización de la auditoria y Miriam Hernández  que es el jefe de ventas y encargado del mismo proceso.
2.   PASO: Se confirman los objetivos, alcance y criterios de auditoría.	El auditor líder recita ante los presentes el objetivo el alcance y los criterios de la auditoria (el auditor líder puede delegar que  los líderes de equipo auditor sean los que expongan), esto con el fin de orientar más al auditado y poder revisar la viabilidad de la auditoria.
3.   PASO: Se explica y se confirma el contenido de la agenda contenida en el plan de auditorías.	El auditor líder o la persona delegada para exponer le aclara al auditado las actividades que se van a realizar dentro de la auditoria, el tiempo de cada actividad, la logística para el desarrollo de la auditoria, el lugar donde se llevara a cabo la auditoria.
4.   PASO: Se explican las técnicas de auditoría.	Esto lo hace las personas lideres de equipo auditor, consiste en explicarle al auditado las técnicas de auditoría que se realizaran para el desarrollo de las actividades ya mencionadas en la explicación de la agenda, le informa si se hará una entrevista y a que persona se le hará, de igual forma si se va hacer un muestreo y a que.
5.   PASO: Se explican los canales de comunicación y el idioma durante la auditoria.	El auditor líder le explica al auditado en qué idioma se realizara la auditoria, y le explica que si tiene alguna duda del plan de auditorías o de la auditoria debe presentársela al auditor líder de equipo auditor que este le informara al auditor líder quien responderá directamente al auditado.
6.   PASO: Se confirman que los recursos y la logística estén disponibles para la auditoria.	El auditor líder confirma con los presentes si los recursos están disponibles, es decir, si la auditoria incluye transporte en avión confirmar que esté listo el tiquete el hospedaje entre otros.
7.   PASO: Se confirman las condiciones bajo las cuales la auditoria NO-ES VIABLE.	Se acuerda con el auditado si la auditoria si se puede realizar, es decir, si no se presenta el auditado y manda un delegado sin avisar con anterioridad la auditoria no es viable; si no se puede realizar se debe diligenciar el porqué.
8.   PASO: Se realizan preguntas e inquietudes de parte del auditado.	El auditado en este espacio pregunta lo que no tiene claro para la realización de la auditoria, o también es donde dice si va a designar alguna persona de su proceso para el desarrollo de las técnicas de auditorías.
9.   PASO: Se realiza el cierre de la reunión.	Una vez acordado todo y si la auditoria si es viable hace el cierre del a reunión.

REFERENCIAS:
ISO 19011, CAPITULOS 6.5.1
SECCIÓN 17